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Fundamentos, Princípios e Governança

 

Propósito e reconhecimento

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Como empresa dedicada ao desenvolvimento de estratégia, criatividade e inovação, entendemos que nossa principal infraestrutura não é física. Nosso principal ativo é a capacidade coletiva de compreender com maturidade problemas complexos, construir significado, integrar diferentes soluções tal como perspectivas e transformação de conhecimento em ação capaz de gerar impacto para nossos clientes.

A perda da capacidade de pensar, colaborar, decidir, proteger informações e manter relações de confiança, por outro lado, compromete diretamente a existência do negócio.

Por essa razão, a Política de Resiliência e Continuidade dos Negócios da Figtree não foi estruturada a partir da preservação de processos operacionais, mas da preservação de cultura e capacidades individuais além das essenciais e funcionais que sustentam a organização.

Esta política aplica-se integralmente às atividades desenvolvidas pela Figtree, abrangendo sócios, colaboradores, parceiros permanentes, conhecimento técnico, fornecedores estratégicos e terceiros envolvidos na prestação dos serviços.

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As capacidades e atividades essenciais da organização que são protegidas por esta política:

• Orquestração e visão: Acompanhamento transversal e multidimensional das atividades de todas as naturezas, considerando evolução contínua e metodológicas.

• Construções estratégicas baseadas em estudo do cenário de cada cliente, com análise interna e externa em todos os segmentos, benchmarks e sobretudo compreensão sobre comportamento de mercado e sociedade.

• atividades criativas estruturadas como rigor de troca através de brainstorms sistêmicos, estudos de potencial identificado por particularidades; divergências e convergências de perspectivas, conhecimento de diversas praças e casos de várias indústrias;

• atividades de inovação compreendendo motivação à melhorias dos padrões de referência, tal como iniciativas inventivas, que compreendem a originação, o pioneirismo e a criação de novos paradígmas como solução para os nossos cientes;

• integração e aculturamento dessas três visões estratégia, criatividade e inovação para toda a equipe independentemente de área de atuação de forma permanentes independentemente de departamento;

• operações administrativas pró-ativa e colaborativa com áreas técnicas e vice-versas.

• gestão financeira responsável e sensível para geração de crescimento, qualificação ou contingência;

• gestão contratual com viés de relacionamento, técnico e comercial;

• comunicação institucional fortalecida por posicionamento e diferenciação de visão;

• relacionamento com clientes baseado em confiança como principio ativos da Figtree onde toda situação capaz de impactar cliente deverá ser comunicada antes que o próprio cliente descubra o problema por outros meios. A organização considera que preservar confiança é mais importante do que preservar a aparência de normalidade.

• ativos físicos devem motivar a produtividade, o bem-estar e a consciência de preservação.

• ativos digitais devem ser usados com responsabilidade, critério e adequação ao propósito, com sensibilidade de preservação.

• propriedade intelectual abrange não só soluções, mas também critérios, processos, repertório e documentação. O conhecimento produzido pela Figtree constitui patrimônio institucional. 

• Informações corporativas e de clientes são considerados patrimônio institucional a ser zelado.

• Integridade das pessoas - Nenhuma prioridade operacional prevalecerá sobre a integridade física, emocional ou psicológica das pessoas.

• Capacidade - é estimulado continuamente a evolução intelectual, prática e visão sobre as habilidades, percepções e conhecimento de cada indivíduo, tal como dos times em missões específicas.

• Continuidade como engenharia permanente - Todos os profissionais compartilham responsabilidade pela preservação da continuidade da organização, através da incorporação dessa cultura que precisa não só ser mantida, mas cultivada e evoluída.

 

 

Nossa visão sobre Resiliência
 

Na Figtree, resiliência não significa resistir à mudança. Significa preservar identidade enquanto se adapta. A competência é o fim. O skill é o meio, as pessoas são os canais.

Nossa capacidade de adaptação depende de quatro fatores inseparáveis:

• pessoas preparadas e conscientes;

• conhecimento compartilhado;

• cultura de interdisciplinaridade;

• decisões coordenadas considerando indivíduo, grupo e clientes (triangulação que viabiliza longevidade);

• relações de confiança (verdade, transparência, compartilhamento de informação e avaliação).

Sempre que um desses elementos é comprometido, a organização passa a operar abaixo de sua capacidade verdadeira.

A finalidade desta política é assegurar que essas habilidades permaneçam preservadas mesmo diante de eventos adversos e como modelo permanente e diário, e não como exercício ou exceção. 

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Capacidades Essenciais da Organização

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Todas as decisões relacionadas à continuidade dos negócios deverão priorizar a preservação das seguintes capacidades.

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1. Capacidade de Governança
é exercida pela liderança com o apoio informacional, sistêmico e ritualizado de profissionais que estão inseridos dentro dos processos de cada cliente e área de atuação.

Independentemente do evento enfrentado, deverá existir clareza sobre quem decide, quem executa e quem comunica. A Figtree deverá manter capacidade permanente de tomar decisões de forma coordenada, rápida e responsável.

Nenhuma situação de contingência poderá resultar em ausência de liderança ou indefinição quanto às responsabilidades institucionais.

Na ausência temporária de qualquer sócio, as decisões relacionadas à continuidade serão assumidas pelo outro sócio. Na impossibilidade simultânea, a liderança operacional previamente designada assumirá temporariamente a coordenação institucional até restabelecimento da estrutura diretiva.

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2. Capacidade de Conhecimento

produzido pela Figtree constitui patrimônio institucional.

Ele não pertence exclusivamente à empresa e nem exclusivamente às pessoas diante do contexto de construção, geração de critério, propósito, investimento de diversas naturezas e legitimidade autoral.

Metodologias, frameworks, diagnósticos, apresentações estratégicas, pesquisas, aprendizados relevantes e modelos desenvolvidos ao longo dos projetos deverão permanecer registrados em ambiente corporativo institucional.

Projetos estratégicos deverão manter documentação suficiente para permitir continuidade por outro profissional da organização sempre que necessário.

Nenhum cliente poderá depender exclusivamente do conhecimento individual de uma única pessoa ou da sua presença.

Sempre que identificada concentração excessiva de conhecimento crítico, caberá à liderança promover sua distribuição e compartilhamento.

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3. Capacidade de Relacionamento

A confiança constitui um dos principais ativos da Figtree.

Por essa razão, toda situação capaz de impactar clientes deverá ser comunicada antes que o próprio cliente descubra o problema por outros meios acompanhada de plano de ação, prazo estimado e responsável pelo acompanhamento.

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4. Capacidade Operacional

A continuidade da prestação dos serviços dependerá da preservação mínima das seguintes condições:

• comunicação entre equipes;

• acesso às informações necessárias aos projetos, documentos, software e dados pertinentes;

• capacidade de coordenação das entregas de forma digital e analógica no caso de impedimento técnico;

• disponibilidade pessoal das lideranças responsáveis;

• direcionamento estratégico pela liderança empresarial ou técnica pertinente à situação;

• Projetos classificados como críticos receberão prioridade absoluta até estabilização da operação.
   

5. Capacidade Tecnológica

Os recursos tecnológicos utilizados pela Figtree deverão assegurar continuidade compatível com a natureza da operação. 

Ferramentas essenciais deverão possuir mecanismos de disponibilidade, recuperação e proteção adequados ao porte da empresa.

Informações institucionais relevantes permanecerão armazenadas em ambientes corporativos autorizados, vedado seu armazenamento permanente em dispositivos pessoais sem sincronização institucional.

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A empresa manterá revisão anual dos recursos tecnológicos utilizados em suas operações, avaliando riscos de dependência excessiva, obsolescência e disponibilidade. Armazenamento institucional em nuvem com backup automático, vedando o uso de dispositivos pessoais como repositório único;

Colaboradores com alocação dedicada possuem autenticação multifator ativada digitalmente para acesso ao ambiente de trabalho ou armazenamento.

Gestor de senhas corporativo compartilhado entre sócios e lideranças;

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Designação especializada terceirizada para acompanhar renovações contratuais, continuidade de acesso às ferramentas e construç∫ao de arquitetura operação tecnológica com atualização, manutenção e suporte geral.

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6. Capacidade Financeira
A continuidade financeira será preservada mediante acompanhamento permanente do fluxo de caixa, planejamento das obrigações recorrentes e manutenção de reservas compatíveis com a realidade da organização supervisionado pelo sócio administrativo, devidamente registrado nos órgão competentes.

Durante situações críticas terão prioridade absoluta:

• remuneração dos colaboradores;

• obrigações legais;

• fornecedores essenciais;

• manutenção da infraestrutura mínima necessária à continuidade das operações.

• Entrega dos trabalhos contratados

 

Investimentos, despesas não essenciais e novos projetos poderão ser temporariamente reprogramados até restabelecimento das condições normais.

A organização reconhece a concentração de receita em um número reduzido de clientes estratégicos como fator de risco financeiro relevante para seu porte, e trata a diversificação gradual da carteira e o acompanhamento próximo desses relacionamentos como práticas permanentes de mitigação, e não apenas como resposta a situações de crise já instaladas.

 

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Responsabilidades

 

Sócios
Compete aos sócios:

• preservar a continuidade institucional;

• definir prioridades estratégicas;

• aprovar decisões extraordinárias;

• representar a empresa perante clientes em situações críticas;

• assegurar recursos necessários para execução desta política.

 

Lideranças

Compete às lideranças:

• coordenar equipes;

• redistribuir atividades;

• identificar e reportar riscos;

• acompanhar capacidade operacional;

• manter comunicação contínua com a liderança da empresa.

Colaboradores

Compete aos colaboradores:

• comunicar imediatamente qualquer risco relevante;

• proteger informações institucionais;

• seguir orientações emitidas durante situações de contingência;

• colaborar para preservação do conhecimento coletivo;

• registrar informações necessárias para continuidade dos projetos.
  
   

Compromisso Institucional
 

A Figtree entende que nenhuma política de continuidade é capaz de eliminar completamente os riscos inerentes a qualquer organização.

Sua finalidade é fortalecer a capacidade institucional de responder às mudanças com responsabilidade, coordenação e rapidez.

Por essa razão, esta política será permanentemente aperfeiçoada à medida que a organização evoluir, novos riscos forem identificados e novos aprendizados forem incorporados à sua prática de gestão.

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Mais do que preservar operações, buscamos preservar aquilo que torna possível continuar criando valor: nossas pessoas, nosso conhecimento, nossas relações e nossa capacidade de transformar inteligência em impacto para os clientes que confiam em nosso trabalho.

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Atuação Institucional de Resposta

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A capacidade de responder a uma situação adversa depende menos da gravidade do evento do que da qualidade das decisões tomadas nas primeiras horas.

Por essa razão, a Figtree adota um modelo único de resposta institucional para qualquer situação que possa comprometer suas capacidades essenciais.

Independentemente da origem do evento — humana, operacional, tecnológica, financeira ou externa —, o processo decisório seguirá a mesma lógica.

Essa padronização reduz incertezas, facilita a coordenação entre as pessoas e aumenta significativamente a velocidade de recuperação da organização.

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Níveis de Criticidade

 

Para assegurar proporcionalidade das respostas, a organização classifica os eventos em quatro níveis.

 

Nível 1 - Operacional

Eventos localizados. Baixo impacto. Resolução pela própria equipe responsável. Comunicação Institucional Interna

Exemplos:

• indisponibilidade temporária de equipamento individual, energia e estrutura física;

• atraso pontual de fornecedores;

• falhas operacionais sem impacto externo.

 

Nível 2 - Coordenado

Eventos que exigem coordenação entre lideranças. Podem alterar prioridades internas. Impacto controlável.

Exemplos:

• ausência inesperada de profissional-chave;

• indisponibilidade parcial de ferramentas;

• atraso relevante em projeto estratégico.

A gestão e a liderança deverá ser comunicada.

 

Nível 3 — Institucional

Eventos capazes de afetar clientes, comprometer entregas relevantes ou interromper capacidades essenciais.

A coordenação passa obrigatoriamente a Gestão da empresa. Clientes potencialmente impactados deverão ser informados com plano específico de recuperação.

 

Nível 4 — Crítico

Eventos que comprometam simultaneamente múltiplas capacidades essenciais da organização.

Exemplos:

• indisponibilidade prolongada da operação;

• incidente relevante de segurança da informação;

• eventos climáticos severos;

• impossibilidade generalizada de continuidade das atividades.

Toda a organização passa a operar temporariamente sob regime de contingência e sincronicidade com a gestão da empresa

 

 

Continuidade dos Projetos

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Projetos representam a principal unidade operacional da Figtree.

Por essa razão, toda iniciativa estratégica deverá possuir condições mínimas de continuidade.

Cada projeto manterá obrigatoriamente:

• objetivo claramente documentado;

• histórico das principais decisões;

• materiais organizados em ambiente institucional;

• cronograma atualizado, revisado e aprovado;

• responsáveis identificados.
   

Projetos classificados como críticos possuirão, adicionalmente:

• segundo profissional com conhecimento suficiente para assumir temporariamente sua continuidade;

• registro das premissas estratégicas;

• histórico das decisões junto ao cliente;

• mapa resumido dos riscos conhecidos.
   

A continuidade de um projeto nunca dependerá exclusivamente da disponibilidade de uma única pessoa.

 

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Continuidade do Relacionamento com Clientes

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Durante qualquer situação de contingência, clientes serão tratados como parte da solução e não apenas como destinatários de informações.

Sempre que houver possibilidade de impacto relevante, o responsável pelo relacionamento realizará comunicação preventiva contendo:

• descrição objetiva da situação;

• impacto esperado;

• medidas adotadas;

• responsável pelo acompanhamento;

• previsão de atualização.

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A Figtree considera que a confiança aumenta quando existe transparência acompanhada de capacidade de resposta.

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Encerramento da Contingência

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A situação será considerada encerrada quando todas as capacidades essenciais afetadas tiverem sido restabelecidas em nível considerado satisfatório pela gestão.

O encerramento dependerá da confirmação de que:

• pessoas encontram-se em segurança;

• clientes foram adequadamente atendidos;

• informações permanecem preservadas;

• projetos críticos retomaram seu fluxo normal;

• riscos residuais encontram-se sob controle;

• ações preventivas foram definidas.

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Somente após essa confirmação a organização retornará integralmente ao regime operacional natural.

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Compromisso com Evolução

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A Figtree reconhece que nenhuma política de continuidade permanece adequada indefinidamente.

Mudanças tecnológicas, transformações organizacionais, evolução dos riscos e novos aprendizados exigem atualização permanente das práticas institucionais.
 

Por essa razão, esta Política será revisada anualmente e sempre que eventos relevantes evidenciarem oportunidades de fortalecimento da capacidade de resposta da organização.

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Cada incidente enfrentado representa não apenas um desafio operacional, mas uma oportunidade concreta de tornar a empresa mais preparada para o futuro.

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A continuidade, para a Figtree, não é um estado de estabilidade. É uma competência organizacional construída continuamente.